Luis Alberto Esteban

Estudio de las organizaciones desde la Teoría General de Sistemas

Esteban V, Luis Alberto.

laestebanv@unad.edu.co

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Resumen—Un sistema es un conjunto de elementos que interactúan unos con otros, para lograr un objetivo o cumplir una función determinada y que uno solo de sus elementos no podría cumplir a cabalidad dicha función.

La teoría general de sistema brinda las herramientas necesarias para el estudio de cualquier sistema según la anterior definición.

Este documento presenta un estudio de dos organizaciones interpretadas como sistemas, la primera corresponde a una planta de reciclaje y la segunda a una universidad.

Índice de Términos- Teoría general de sistemas, Sistemas, Organizaciones como Sistemas.

I. INTRODUCCIÓN

La palabra sistemas típicamente en Colombia se relaciona con un solo tipo de sistemas: los sistemas informáticos (y aun más restringido puede hacer referencia al software, por lo tanto esta interpretación restringida del concepto ha hecho que la Teoría General de Sistemas o TGS se vea como una disciplina de uso exclusivo de los ingenieros de sistemas, sin embargo es una disciplina que le compete a cualquier tipo de profesional, pues los sistemas están omnipresentes en cualquier contexto.

Es asi como un ingeniero en telecomuniciones estudia sistemas de redes, un ingeniero industrial sistemas de producción industrial, un ingeniero civil sistemas viales (entre otros), un ingeniero agroindustrial sistemas de producción agrícola, un educador los sistemas educativos, un medico los sistemas corporales del ser humano, un matemático los sistemas abstractos subyacentes en la teoría matemática, un físico los sistemas físicos, en fin que podríamos en cada profesión identificar sistemas como objetos de estudio.

Las organizaciones empresariales son los sistemas que se pueden estudiar de manera interdisciplinar, pues podríamos verlas como conjunto de procesos de producción, para lo cual un ingeniero industrial podría aportar una mejor visión, También podríamos estudiar las organizaciones como un conjunto de departamentos que interactúan en el logro de una misión y para lo cual un administrador de empresas podría brindar una mejor visión. De igual forma podríamos ver las organizaciones como procesos de transformación de información para lo cual los ingenieros de sistemas podrían brindar una visión más integral.

Este documento presente el estudio de dos organizaciones o empresas desde el punto de vista de la Teoría General de Sistemas.

En la primera parte se muestra una empresa de reciclaje, que por medio de un video explicativo del proceso en planta, se pueden identificar las partes de sistema y sus interacciones.}

En la segunda parte se presenta a una universidad como sistema, y en la cual

Finalmente se presentan algunas conclusiones sobre la aplicación de conceptos de teoría general de sistemas en el modelado e interpretación de organizaciones de diferente índole.

II. Planta de reciclaje plástico

El video que sirvió para este estudio describe el proceso de reciclaje de plástico según la empresa ALSER en una población de España llamada ISA, en la comunidad autónoma de Navarra.

El video fue grabado en el 2007, y la empresa se inicio en 1977. El proceso solo incluye el reciclado de material plástico que otras empresas productoras de piezas plásticas han desechado por fallas en la calidad. Es decir que no incluyen el plástico desechado en los hogares.

Su producto es plástico en forma granulada que otras empresas utilizan para fabricar productos plásticos.

Tabla 1 Descripción general del sistema

Aportes semánticos	Descripción
Entradas	Piezas plásticas desechadas por fallas de calidad en diferentes industrias que fabrican electrodomésticos, dispositivos electrónicos, piezas automotrices, material agrícola, entre muchas otras.
Proceso	La planta recibe los materiales plásticos desechados por otras fabricas, el material es clasificado según el tipo de plástico, y se trata por separado cada tipo de plástico La piezas son trituradas y almacenadas en bolsas llamas “big bag”, Este material es fundido a altas temperaturas y produciendo unos hilos de plástico que son enfriados con agua y triturados nuevamente con otras maquinas generando un granulado que es el producto final de la planta.
Elementos	Los elementos corresponden a los procesos de: Clasificación, triturado, extrusión y almacenamiento y transporte de producto
Subsistemas	Clasificación, Triturado, Extrusión, almacenamiento y transporte
Variables	El material recibido, material clasificado en cada línea de producción, material triturado, material fundido, material granulado.
Operadores	Limite de almacenamiento de material a procesar.
Relaciones	Al interior de la planta se establecen relaciones en los subprocesos de manera secuencial de tal manera que la salida de un subproceso es entrada para el siguiente subproceso hasta obtener el producto granulado (plástico reciclado)
Contexto	El sistema se alimenta de material desechado por fallas de calidad de fábricas de diferente índole, que producen artículos plásticos. Entre ellas se encuentran las fábricas de artículos eléctricos, electrodomésticos, automotrices entre muchas otras.
Homeostasis	El sistema se adapta al contexto en el sentido que la planta puede recibir material reciclable de cualquier tipo de industria que produzca artículos plásticos, por lo tanto el sistema es homeostatico.
Entropia	Baja en el sentido de que los procesos están altamente organizados, secuenciados y de comportamiento predecible

El sistema visto como conjuntos de procesos que transforman la materia prima, se puede describir mediante el siguiente diagrama de flujo:

Figura 1 Diagrama de Flujo del proceso

El sistema de reciclaje de plástico descrito en el video corresponde al nivel 2 de la Jerarquía de los sistemas según Boulding, esta corresponden a la titulada como “relojería”, esto debido a que el sistema es simple constituido de maquinas que soportan los procesos y donde requiere la intervención de humanos para su control. Los procesos soportados por dichas maquinas son predeterminados y están diseñados de acuerdo a teorías de termodinámica y química en general.

III. Una Universidad como Sistema

Esta sección describe la Universidad de Pamplona, como sistema, identificando sus funciones primarias como lo son la ingestión, procesamiento, reacción al ambiente, provisiones de las partes, regeneraciones de las partes y organización. De igual manera describe el sistema de control sugerido, para garantizar la supervivencia de la organización y finalmente se describen dos diagramas de flujo que intentan describir la interacción entre los subsistemas y el sistema de comunicación de la organización.

Tabla 2 Descriptores generales del sistema

Razón Social de la Empresa
Universidad de Pamplona: Brinda servicios de educación superior
Identificación de las funciones primarias de la empresa
Ingestión	La materia prima de esta organización son personas principalmente en el sentido de que recibe bachilleres como entrada y mediante un proceso educativo los transforma en profesionales adecuadamente preparados para un sistema externo (el laboral) Entre otros recursos que consume están: Personas (Docentes, administrativos, etc), Dineros del estado por ser una universidad Pública, dinero de Matriculas.
Procesamiento	El proceso de formación en educación superior, es relativamente largo, pues típicamente es un proceso de 5 o más años, los estudiantes se matriculan en un plan de estudios, el cual deben completar a cabalidad para lograr su transformación a profesionales. El proceso es repetitivo con periodos de un semestre en los cuales los estudiantes interactúan con profesores y administrativos de acuerdo al plan de estudios.
Reacción al ambiente	Los sistemas que rodean a la Universidad (ambiente) se pueden categorizar en tres grupos: el ambiente laboral del país, el sistema educativo de educación media y la ciudad donde lleva a cabo su proceso. La universidad define programas en cooperación con la administración de la ciudad con el fin de facilitar la estancia de sus estudiantes dentro de la ciudad. La universidad adapta sus procesos educativos, principalmente pedagógicos según la evaluación realizada a los estudiantes que ingresan a primer semestre, y que reflejan el nivel de la educación media. La universidad realiza estudios sobre el ambiente laboral, con el fin de adecuar sus programas a las necesidades del entorno.
Provisiones de las partes	Los empleados de la universidad (docentes y administrativos) reciben un salario de acuerdo a normas establecidas nacionalmente, y que permiten la dedicación permanente para el funcionamiento de todos sus procesos.
Regeneración de las partes	Los docentes y administrativos son vinculados mediante concursos de meritos, y permanecen ejecutando sus funciones hasta su jubilación o retiro. Según las necesidades algunos docentes ejercen funciones administrativas, dejando temporalmente o definitivamente sus funciones docentes.
Organización	Como entidad pública, la universidad dispone de un sistema de control interno de gestión que procura por el adecuado funcionamiento de los procesos de la institución. Dicha dependencia dirige lo que se conoce como el sistema integrado de gestión, que incluye la documentación y auditoria de diferentes tipos de procesos en cada uno de los subsistemas de la organización: Docencia, Investigación, Interacción social y Administración.
Identificación de los subsistemas que forman la empresa
Subsistema Psicosocial		Existen tres tipos de personas involucradas internamente con el sistema: Los estudiantes, Los profesores y los administrativos Los estudiantes interactúan con los profesores en las clases que incluyen procesos de instrucción, evaluación y asesoría. Los estudiantes interactúan con los administrativos en los procesos de matrícula y en la solución de problemas. Los profesores interactúan con los administrativos en diversos procesos como son la vinculación, evaluación docente, solución de problemas.
Subsistema Técnico		Los principales conocimiento que se requieren en el proceso de transformación de bachilleres en profesionales, están en el área de la pedagogía y en general en la educación por ser la razón social de una universidad. De igual manera se requieren conocimientos en el área de administración y economía que sirvan para la dirección de la universidad.
Subsistema Administrativo		La universidad organiza su administración en cabeza de la rectoría y bajo la tutela de un consejo superior. En la jerarquía administrativa siguen las vicerectorias (Académica, administrativa, de investigación y de interacción social) y las decanaturas. Estos organismos directivos definen políticas principalmente en lo que se denomina un plan de desarrollo a largo plazo que será la guía de la organización en la inversión y en la interacción con el medio.
Identifique la empresa desde el punto de vista sistémico
Entrada		Bachilleres
Salida		Profesionales
Proceso Realimentación		Los egresados (graduados profesionales producto del proceso de educativo de la universidad), son encuestados y por medio de su información se hacen ajustes a los planes de estudio de los programas constituyéndose en una forma de realimentación del sistema. Otra forma de realimentación la constituyen el proceso mediante el cual los egresados participan en los concursos de meritos que realiza la universidad y se incorporan al sistema (universidad) ya sea como administrativos o docentes. Otra forma de realimentación se puede observar cuando por medio de los egresados la universidad realiza convenios con las empresas en las cuales se desempeña laboralmente el egresado.
Ambiente		Sistema educativo de Colombia y las necesidades educativas de la región, el ambiente laboral de Colombia.
Fuente de información		Las fuentes de información del sistema la constituyen los diferentes actores involucrados en los procesos tanto académicos como administrativos, por lo que se pueden categorizar en: Estudiantes, docentes, administrativos, egresados y empresarios
Transmisor		La universidad utiliza principalmente como transmisor de la información una plataforma software constituida por varias aplicaciones que permiten registrar la información proveniente de las diversas fuentes anteriormente descritas. En segundo nivel se puede considerar el sistema de telefonía IP que dispone la Universidad como medio transmisor de información en los diferentes procesos
Canal		Está representado por la red interna de computadores que permite transmitir la información por medio de las aplicaciones web que dispone la universidad y el sistema de cableado que hace parte de la red local y de la telefonía local.
Receptor		Los receptores son los equipos computacionales dispuestos en el campus para el uso de docentes y administrativos
Destinatario		La información es recibida mediante aplicaciones web accesibles desde cualquier parte (interna o externa), por parte de los estudiantes, docentes, administrativos, egresados y empresarios.

A. Los sistemas de control

Las entidades oficiales por normatividad deben tener un organismo de control, que básicamente debe garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos organizacionales y el mejoramiento continuo de dichos procesos. La universidad de Pamplona cuenta con dicha oficina que se denomina control interno de gestión.

Esta oficina lidera actividades tendientes a la documentación y auditoria de los procesos dentro de la organización, que permitan a las directivas tomar decisiones respecto al funcionamiento interno del sistema, permitiendo la sobrevivencia de la organización bajo criterios de eficacia y eficiencia.

Por otro lado las universidades esta bajo supervisión del estado mediante organismos cono el CONACES y el CNA que recomiendan procesos de autoevaluación de programas académicos y autoevaluación institucional. Estos procesos de autoevaluación se constituyen en el sistema de control que permiten identificar fortalezas y debilidades de los programas académicos, con el fin de definir proyectos, planes y programas que permitan superar las debilidades y aprovechar las fortalezas en busca de altos niveles de calidad, garantizando la supervivencia de dichos programas (registro calificado) y de la misma organización en la medida que disponga de programas con registro que pueda brindar a sus clientes dentro de su oferta académica.

B. Diagramas de flujo

La universidad cuenta con un mapa de procesos que determinan los subsistemas en: Sistema Académico, Sistema de investigación, sistema de interacción social y el sistema administrativo.

Subsistemas que conforman la empresa

Componentes de Comunicación de la empresa

IV. Conclusiones

Cualquier tipo de organización se puede representar como un sistema y por lo tanto ser estudiado por la teoría general de sistemas

En una organización como sistema, los componentes pueden ser a su vez sistemas que contienen procesos de diversa índole y que permiten el adecuado funcionamiento de la organización.

Reconocimiento

El estudio de la teoría General de sistema para la elaboración de este articulo, hace parte de las actividades del curso Teoría General de Sistemas de la Universidad Abierta y a distancia UNAD, y a las orientaciones de la tutora profesora:

Referencias

[1] Arnold, M. "Teoría de Sistemas, Nuevos Paradigmas: Enfoque de Niklas Luhmann". Revista Paraguaya de Sociología. Año 26. Nº75. Mayo-Agosto. 1989

[2] Martinez, E. Revista Virtual Educomunicación, El país de las Aulas. La Teoría General de Sistemas. Recuperado Mayo 27 de 2013

[3] Marcelo Arnold, Ph.D. y Francisco Osorio, M.A. Departamento de Antropología. Universidad de Chile Introducción a los conceptos básicos de la teoría general de sistemas http://www.uhu.es/cine.educacion/didactica/0012sistemas.htm

Autor

Luis Alberto Esteban Villamizar, nació en Pamplona, Norte de Santander, realizo sus estudios en la escuela normal superior, y posteriormente se graduó de licenciado en matemáticas y computación, actualmente es docente en la universidad de Pamplona y estudia ingeniería de Sistemas en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia